Ab sofort ist auch die telefonische Erreichbarkeit der Stadtverwaltung digitalisiert. Die Friedberger Stadtspitze hat das Projekt vorangebracht und ist zuversichtlich, dass durch diese moderne Kommunikation der Bürgerservice der Stadt effizienter wird, die Erreichbarkeit verbessert und interne Abläufe optimiert werden.
Der Bürgermeister Kjetil Dahlhaus und die Erste Stadträtin Christine Diegel sind überzeugt, mit der Umstellung einen deutlich besseren Service zu bieten und versprechen sich davon kürzere Wartezeiten, eine direkte Verbindung zu den zuständigen Sachbearbeitenden sowie für die direkten Besucher des Rathauses ebenfalls eine reduzierte Wartezeit am Empfang. Der Empfang oder auch Infothek genannt, ist die erste Willkommensstation im Friedberger Rathaus für die direkten Besucher und Besucherinnen des Rathauses sowie für die Anrufer und erledigt eine Vielzahl von Aufgaben. Erste Stadträtin Diegel, zuständig für den Bürgerservice, betont: „Ich verstehe, dass Veränderungen manchmal mit Skepsis betrachtet werden und dass es für manche Bürgerinnen und Bürger eine Umstellung bedeutet, zunächst eine Automatenstimme zu hören, anstatt direkt mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zu sprechen, jedoch wird diese Veränderung mit einem deutlich effizienteren Service belohnt“.
„Es ist uns ein großes Anliegen, die Erreichbarkeit unserer Ämter zu verbessern, um so unseren Bürgerinnen und Bürgern die Amtserledigungen zu erleichtern“; so Bürgermeister Dahlhaus, der für die Innere Verwaltung verantwortlich ist.
Was erwartet Anruferinnen und Anrufer, wenn sie die Zentrale unter 06031/88-0 oder 06031/88-1 anwählen? Zunächst hören sie einen Ansagetext und können anschließend zwischen den Ziffern 1 bis 4 wählen, um direkt mit der gewünschten Abteilung verbunden zu werden. In der Ansage werden die wichtigsten Dienstleistungen, die hinter den Ziffern hinterlegt sind, genannt. Beispielsweise führt die Wahl der 1 zu Informationen zur Verlängerung des Personalausweises oder zur Wohnsitzanmeldung, während die 2 für Anliegen rund um Bußgeldbescheide vorgesehen ist.
Doch was passiert, wenn die gewünschte Ansprechperson nicht erreichbar ist und nur das Freizeichen zu hören ist? Hierzu muss man wissen, dass es bei modernen Telefonanlagen die Funktion „besetzt“ nicht mehr gibt und das Freizeichen auch erklingt, wenn der Mitarbeitende aktuell bereits mit jemanden telefoniert. Auch hierfür gibt es eine Lösung: Alle Mitarbeitenden der Kreisstadtverwaltung nutzen das Mailboxsystem. Das bedeutet, dass automatisch ein Anrufbeantworter aktiviert wird, wenn niemand das Gespräch entgegennehmen kann bzw. gerade im Gespräch ist. Bürgerinnen und Bürger, die einen Rückruf wünschen, sollten daher ihren Namen und den Grund des Anrufs hinterlassen. Nur so ist gewährleistet, dass sie zeitnah zurückgerufen werden. Anruferinnen und Anrufer, die keine Nachricht hinterlassen, erscheinen nicht auf der Anrufliste.
Die Auswahlmöglichkeiten 1 bis 4 wurden bewusst für die am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen eingerichtet, die in der Regel schnell beantwortet werden können. Für individuelle oder zeitintensive Anliegen besteht weiterhin die Möglichkeit, einen persönlichen Termin zu vereinbaren – entweder telefonisch oder online über die Homepage der Stadtverwaltung. Ebenso ist es möglich auf der Internetseite www.friedberg-hessen.de die Telefonnummer des direkten gewünschten Ansprechpartners herauszusuchen.
„Wir befinden uns derzeit in der Startphase“, betont das Führungsduo. Jetzt gilt es, diesen Prozess aufmerksam zu beobachten, gegebenenfalls nachzubessern und den Weg zur Digitalisierung weiter voranzutreiben. Dies ist das gemeinsame Anliegen des Bürgermeisters Kjetil Dahlhaus und der Ersten Stadträtin Christine Diegel.
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